Les outils technologiques qui boostent la productivité en réunion
Avec le développement des nouveaux modes de travail (notamment le télétravail), de nombreux outils technologiques font leur apparition sur le marché pour aider les entreprises à gérer leur flux de travail.
Des solutions de gestion de projet à celles de visioconférence, les organisations bénéficient d’approches innovantes. Voici quelques outils qui améliorent la productivité des équipes en réunion.
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L’écran interactif
Doté d’une intelligence artificielle, l’écran interactif est bien plus qu’un simple panneau d’affichage. Il s’agit d’une tablette taillée spécifiquement pour le travail collaboratif. Il offre de nombreuses solutions logicielles et permet d’envoyer des messages, de collecter des données et même d’organiser des visioconférences.
Avec un écran interactif, plusieurs collaborateurs peuvent intervenir sur un même document pour effectuer des modifications, des annotations…
L’écran interactif améliore la productivité des employés en entreprise. Un simple stylet permet d’ajouter des remarques et de terminer un travail. L’appareil peut par ailleurs être combiné à d’autres équipements numériques pour réaliser des tâches plus complexes.
Lors des séances de brainstorming, les idées de chaque collaborateur peuvent être directement notées sur les écrans interactifs qui s’avèrent également utiles lors des présentations. L’affiche dynamique capte l’attention des participants à la réunion.
Parmi les fonctionnalités des écrans interactifs, on peut citer :
- L’annotation des documents,
- La réalisation de dessins directement sur l’écran,
- Le partage de données avec d’autres membres de l’équipe,
- Le contrôle et la sauvegarde de documents.
Chaque entreprise a par ailleurs la possibilité d’utiliser un écran numérique interactif de manière personnalisée en fonction de ses besoins et exigences spécifiques.
Les outils de gestion de projet
Avec les outils de gestion de projet, les collaborateurs peuvent accéder facilement aux éléments de chaque projet lors des réunions. Le chef a la possibilité de gérer toutes les tâches, de suivre les actions en cours et de transmettre des instructions à chaque intervenant.
Les outils de gestion de projet sont aussi des facilitateurs du travail en équipe. Les collaborateurs n’ont en effet plus besoin de clés USB ou d’autres supports physiques pour partager les données. L’outil de management de projet centralise toutes les informations dont les salariés ont besoin pour travailler de façon autonome.
Les outils de gestion de projet se démarquent par ailleurs par leur aspect sécuritaire. Toutes les dispositions sont prises pour sauvegarder toutes les données de manière sécurisée et en général sur des serveurs extérieurs. En cas de perte ou de vol d’un ordinateur, l’entreprise ne perd aucune donnée.
Les sociétés qui utilisent un outil de gestion de projet facilitent grandement le travail à distance à leurs collaborateurs. Les collaborateurs qui ne travaillent pas sur site ont alors la possibilité de participer aux réunions et de réaliser leurs tâches. Les solutions de management de projet sont également indiquées pour les organisations qui collaborent avec des partenaires dispersés aux quatre coins du monde.
Les plateformes collaboratives tout-en-un
Les plateformes collaboratives tout-en-un sont des solutions idéales pour améliorer la productivité des équipes et rationaliser l’utilisation des outils de travail. Ces logiciels rassemblent de nombreuses fonctions qui favorisent la communication et la collaboration entre les salariés. Il s’agit notamment de :
- La messagerie instantanée,
- L’application de visioconférence,
- Un module de gestion de projet,
- Un espace de stockage des données de travail,
- Un agenda partagé pour la planification des réunions,
- Une suite bureautique.
Les plateformes collaboratives tout-en-un peuvent aussi intégrer une bibliothèque qui aligne les processus clés de l’entreprise. Ces solutions offrent par ailleurs de nombreuses garanties en matière de sécurité des données. Elles effectuent régulièrement des audits pour tester la solidité du réseau et vérifier que les différentes défenses sont efficaces.
Les outils d’automatisation et de visioconférence
Les logiciels d’automatisation sont aujourd’hui devenus indispensables pour automatiser les tâches et les flux de travail en entreprise. Ils offrent la possibilité de créer des alertes, de sauvegarder des données, d’envoyer des e-mails et d’ajouter des contacts dans une liste.
Zapier, par exemple, permet de mettre en place des workflows et de connecter toutes les applications de la société. Make (anciennement InterGromat) est également appréciée par de nombreuses organisations.
Les réunions à distance sont devenues monnaie courante en entreprise avec le développement du télétravail et du travail hybride. Les outils de visioconférence facilitent cette transition et améliorent la productivité des collaborateurs en réunion.
Pour tirer le meilleur parti des solutions de visioconférence, il est recommandé de limiter le nombre et la durée des réunions à distance. Invitez seulement les salariés concernés.
Définissez en amont l’agenda ainsi que les objectifs spécifiques de chaque réunion. Assurez-vous enfin que chaque réunion démarre et finisse à l’heure. Il est possible de planifier d’autres séances pour approfondir certains sujets au besoin.
