Envoyer un mail à un prof: comment rédiger une bonne demande ?
Un mail destiné à un professeur est tenu de respecter certaines règles et de présenter une cohérence sur tous les plans. Cela y va de l’image que vous renvoyez au destinataire et peut influencer sa décision de vous donner une suite ou non. Pour aider ceux qui n’y parviennent pas, voici quelques astuces pour rédiger une bonne demande.
Indiquer un objet clair
L’objet est sans doute le premier indice qui vous aidera à attirer l’attention du professeur. Pour rédiger une bonne demande, veillez à ce que le sujet soit clair, court et précis. Généralement, il est recommandé que l’objet d’une telle lettre ne dépasse pas cinq mots afin d’informer immédiatement le destinataire sur le contenu du courriel.
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D’ailleurs, sachez que dans le cadre formel et professionnel, il est inapproprié d’envoyer un message électronique sans renseigner un sujet. En réalité, il est probable que la personne reçoive assez de courriels par jour et donc, cela lui permettra d’identifier le genre de contenu qui se trouve dans sa boîte. L’autre intérêt de formuler un objet percutant et précis est d’éviter que le mail ne se retrouve dans le dossier spam.
Ne pas omettre la salutation
Les premières lignes d’une lettre destinée à un professeur doivent être des salutations que vous lui adressez. Les termes comme «Cher», «Bonjour» ou «Monsieur» sont à privilégier et sont justement évocateurs d’un ton courtois et poli. Ce sont des formules de bienséance pour ouvrir une discussion avant d’enchaîner avec le contenu de la lettre.
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Vous avez aussi la possibilité d’ajouter dans la formule le titre du professeur et éventuellement son nom si vous le connaissez. Toutefois, abstenez-vous des déclarations comme «Salut» parce que vous devez maintenir le ton professionnel, et ce, dès le début du mail. Dans cette optique, l’utilisation des emojis n’est pas également recommandée dans ce mode de communication.
Se présenter et aller à l’essentiel
Avant de développer le sujet de la lettre, prenez le soin de vous identifier au préalable. C’est pour l’aider à mettre un visage sur l’expéditeur, car pour rappel, un enseignant a en charge un nombre élevé d’étudiants et d’élèves. Si vous ne faites pas partie de ses apprenants, alors indiquez le lien qui vous unit (parents d’élèves, collègues, etc.).
Donnez votre identité brièvement au professeur en mentionnant vos noms et prénoms, votre année et le nom de la filière. Puis, rentrez dans le vif du sujet et assurez-vous que le contenu ait un rapport avec l’objet placé plus haut. N’oubliez pas que vous devez garder une structure cohérente tout au long de la lettre.
Veiller à certains aspects
En dehors des points susmentionnés, il existe aussi d’autres aspects auxquels vous devez veiller. Dans votre lettre, priorisez les phrases courtes parce qu’elles sont plus lisibles. Faites des retours à la ligne dès que possible afin de rendre le courriel fluide et agréable à lire. Bien évidemment, le mail ne doit contenir aucune faute d’orthographe, de grammaire, de conjugaison et de syntaxe.
N’oubliez pas de vous relire avant d’envoyer le message et d’ajouter une petite conclusion à la fin. Pour terminer le courriel par une formule de politesse, utilisez des expressions telles que «Cordialement» ou «Bien à vous», suivies de vos noms et prénoms.
